Advocates for Employers of Canada et chacune de ses firmes d’avocats (collectivement « AEC » ou « nous ») reconnaît l’importance de la protection de la vie privée et est engagée à protéger toute information personnelle en sa possession. La présente politique explique comment AEC recueille, utilise et divulgue l’information personnelle de ses clients et autres personnes (« vous ») qui ne sont pas des professionnels, employés ou agents d’AEC.
Toute information personnelle que vous nous fournissez sera gérée avec soin et, conformément à la présente politique et aux lois qui s’appliquent, ne sera pas utilisée ou divulguée d’une façon à laquelle vous n’avez pas consenti. Nos professionnels, employés et agents sont aussi tenus de respecter leurs obligations professionnelles et déontologiques en lien avec la confidentialité de l’information reçue par AEC dans la prestation de ses services juridiques.
Pour offrir nos services à nos clients, nous recueillons de l’information personnelle au sujet de nos clients et d’autres personnes. Lorsque nous sommes engagés pour représenter un client, nous utilisons, conservons et divulguons de l’information personnelle au nom du client et selon les instructions fournies par ce dernier. Dans la présente politique, le terme « client » désigne tout client ou cliente actuel(le), tout ancien(ne) client ou cliente, ou tout client ou cliente potentiel(le). Notre utilisation, conservation et divulgation de cette information sont régies par notre obligation de confidentialité envers notre client en vertu du privilège avocat-client et selon les normes établies par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.
Nous sommes responsables de l’information personnelle que nous recueillons et que nous détenons. Pour garantir cette responsabilité, nous avons élaboré la présente politique et formé nos avocats et notre personnel de soutien au sujet de nos pratiques et politiques.
En nous soumettant votre information personnelle, vous indiquez que vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de votre information personnelle en conformité avec la présente politique, sous réserve de toute exception convenue mutuellement.
Information personnelle
Le terme « information personnelle » désigne tout renseignement au sujet d’une personne identifiable ou toute information qui permet d’identifier une personne. En général, l’information personnelle n’inclut pas les coordonnées professionnelles.
Raisons pour lesquelles l’information personnelle est recueillie, utilisée et divulguée
Nous recueillons, utilisons et divulguons l’information personnelle pour les raisons indiquées au moment de la collecte, ou selon les autorisations ou exigences prévues par les lois applicables, notamment aux fins suivantes :
- pour offrir des services juridiques ou autres services connexes;
- pour nous acquitter de nos obligations professionnelles, dont les règles concernant l’identification et la vérification des clients;
- pour établir et gérer nos relations avec nos clients, y compris pour déterminer si une telle relation devrait ou non être établie;
- pour des fins administratives, de gestion et d’affaires, dont, sans s’y limiter, pour produire des factures, gérer des comptes, et recueillir et traiter des paiements;
- pour développer nos systèmes et bases de données de gestion des connaissances internes;
- pour distribuer les publications d’AEC, des invitations à des séminaires et événements, et d’autres communications qui selon l’avis d’AEC pourraient intéresser les clients et d’autres personnes;
- pour communiquer avec nos clients et d’autres personnes en vue d’évaluer les services offerts et la satisfaction des clients;
- pour effectuer des vérifications et de la tenue de dossiers;
- pour toute autre raison pour laquelle nous détenons votre consentement explicite.
Limites de la collecte et de l’utilisation
Nous limitons l’information personnelle que nous recueillons aux renseignements nécessaires et appropriés pour les fins indiquées.
Nous recueillons l’information personnelle uniquement par des moyens légaux et justes, sans recourir à des méthodes déraisonnablement intrusives. Dans la mesure du possible, nous recueillons votre information personnelle directement auprès de vous, à la fois au début d’un engagement et durant votre représentation. Nous pourrions parfois obtenir votre information auprès d’autres sources, par exemple :
- une agence ou un registre gouvernemental;
- un bureau de crédit;
- votre employeur, si nous agissons pour vous à sa demande;
- votre comptable ou d’autres conseillers embauchés par vous afin d’assister dans vos questions juridiques;
Généralement, nous obtenons votre consentement, selon la description ci-dessous, avant d’obtenir votre information auprès d’autres sources. Si vous nous donnez de l’information personnelle qui concerne une autre personne (dont les parties adverses et d’autres personnes participant aux procédures juridiques), vous déclarez qu’avant de soumettre cette information, vous avez obtenu le consentement ou les pouvoirs nécessaires pour nous permettre de recueillir, d’utiliser et de divulguer cette information personnelle aux fins prévues par la présente politique, ou que la collecte, l’utilisation et la divulgation sont permises par les lois qui s’appliquent.
Nous n’utiliserons pas votre information personnelle à des fins autres que celles pour lesquelles elle a été recueillie, sauf avec votre consentement ou selon les permissions ou exigences prévues par les lois applicables.
Si vous nous dites que vous ne souhaitez plus recevoir nos publications, des invitations à des séminaires et événements, ou d’autres communications du genre, nous ne vous enverrons plus de communications. Nos communications électroniques sont conformes avec la Loi canadienne anti-pourriel(« LCAP »).
Consentement
Nous ne recueillerons, n’utiliserons, ou ne divulguerons pas d’information personnelle sans le consentement de la ou des personne(s) concernée(s), à moins que les lois applicables ne le permettent ou l’exigent. En général, nous n’obtenons pas le consentement des personnes concernées par les circonstances suivantes :
- si un client nous offre l’information personnelle d’une tierce partie aux fins de représentation juridique du client;
- si des raisons juridiques, médicales ou de sécurité rendent l’obtention du consentement impossible ou irréaliste;
- lorsque l’information est recueillie pour la détection et la prévention de la fraude, ou pour faire respecter les lois, et l’obtention du consentement de la personne visée pourrait nuire à l’objectif de la collecte d’information.
Parfois, votre consentement pourrait être implicite dans votre interaction avec nous. Pour déterminer comment obtenir votre consentement, nous considérons la sensibilité de l’information personnelle que nous recueillons, utilisons ou divulguons.
Retrait de consentement/Non-participation
Vous pouvez retirer votre consentement envers l’utilisation et la divulgation de votre information personnelle, ou ne pas participer à certains usages et divulgations, sous réserve de restrictions légales et en nous offrant un préavis raisonnable. Pour ce faire, veuillez communiquer avec AEC par les méthodes indiquées ci-dessous.
Divulgation de votre information personnelle
Dans certaines circonstances, nous divulguerons votre information personnelle :
- Lorsque la loi l’exige ou le permet, par exemple si un tribunal émet une assignation à comparaître;
- Lorsque vous avez consenti à la divulgation;
- Lorsque les services juridiques que nous vous fournissons exigent que nous donnions votre information à des tierces parties (par exemple une autre partie dans une poursuite au civil), auquel cas votre consentement sera considéré implicite à moins que vous ne nous disiez le contraire;
- Lorsqu’il est nécessaire de le faire pour établir ou obtenir un paiement de frais;
- Si nous embauchons d’autres firmes d’avocats, de conseillers ou de témoins experts, et en votre nom.
Nos professionnels sont sujets à des obligations professionnelles et déontologiques. Par conséquent, nous ne divulguons pas d’information personnelle lorsque celle-ci est couverte par le privilège avocat-client, à moins que notre client ait renoncé à ce privilège, ou si la loi permet ou exige que nous le fassions.
Toujours en conformité avec nos obligations professionnelles, et uniquement afin de fournir des services juridiques, nous pourrions divulguer de l’information personnelle à des tierces parties (dont les parties adverses et leur(s) avocat(s), leurs experts, leurs témoins, ou leurs fournisseurs de services), y compris dans le contexte de procédures judiciaires. Nous pourrions aussi divulguer votre information personnelle à votre agent (avocat ou autre représentant). Nous ne vendons pas l’information personnelle que nous détenons, ni ne fournissons cette information en échange d’une contrepartie.
Entreposage et protection de votre information
Nous pourrions entreposer et traiter votre information personnelle dans n’importe quel(s) bureau(x) membre(s) d’AEC au Canada. Pour aider à protéger la confidentialité de votre information personnelle, nous utilisons des mesures de sécurité communes dans le domaine juridique et appropriées pour le degré de sensibilité de l’information. Ces mesures sont physiques, organisationnelles et technologiques, et incluent, par exemple, un accès limité aux bureaux, la formation du personnel, l’accès limité à l’information selon le besoin de connaître seulement, l’utilisation de mots de passe, et des politiques et pratiques internes bien définies.
Les mesures de sécurité varient selon la sensibilité, la quantité, le format, la nature et l’entreposage de l’information personnelle. Nous emploierons des mesures de sécurité additionnelles, comme des fichiers protégés par mot de passe, sur demande.
Lorsque nous utilisons des fournisseurs de services de tierce partie pour entreposer, gérer ou traiter de l’information personnelle en notre nom (p. ex. traitement de données, archivage ou services de bureautique), nous utilisons des moyens contractuels ou autres pour offrir un niveau de protection comparable pendant l’entreposage, la gestion ou le traitement de l’information par cette tierce partie.
Accès à l’information personnelle et corrections
Vous pouvez réclamer l’accès à votre information personnelle ou à de l’information sur comment nous recueillons, utilisons et divulguons cette information en communiquant avec nous selon les méthodes indiquées ci-dessous.
Sous réserve de certaines exceptions prévues par la loi, vous recevrez un accès raisonnable à votre information personnelle et vous aurez le droit de remettre en question son exactitude et son intégralité, et de la modifier, le cas échéant. Parmi les exceptions possibles, on compte les circonstances où fournir l’information serait prohibitif, où l’information contient des références à d’autres personnes, où l’information ne peut être divulguée pour des raisons légales, de sécurité ou de propriété commerciale, et où l’information est couverte par le privilège avocat-client ou le privilège relatif au litige. Si nous refusons votre demande d’accès ou votre demande de correction, nous vous expliquerons pourquoi.
Les demandes plus détaillées qui engagent des frais d’archivage ou d’autres coûts de récupération pourraient être sujettes à nos honoraires et débours professionnels habituels.
Vous pouvez nous aider à maintenir l’exactitude de votre information en nous avisant de tout changement à votre information personnelle.
En cas de question ou de plainte liée à nos politiques ou procédures concernant la gestion de l’information personnelle, nous vous invitons à communiquer avec nous.
CONTACT
Pour plus de renseignements concernant la présente politique, veuillez communiquer avec AEC par téléphone au 1.833.937.2816 ou par courriel à contactus@empcan.com
Changements à la politique de confidentialité
Les lois sur la vie privée évoluent rapidement. Par conséquent, la présente politique pourrait être modifiée de temps à autre à la discrétion entière d’AEC, sans préavis ou responsabilité à votre égard ou à l’égard de toute autre personne. La collecte, l’utilisation et la divulgation de votre information personnelle de notre part seront régies par la vestion de la présente politique qui est en vigueur à ce moment-là. Nous comptons publier notre politique, y compris toute modification à cette politique, sur notre site Web : www.empcan.com .
